作者：小(xiǎo)編
更新時間：2022-02-26
前 言
本标準代替DA/T 22-2000《歸檔文件整理規則》。
本标準與DA/T 22-2000相比主要變化如下(xià)：
——标準的總體(tǐ)編排和結構按GB/T 1.1-2009進行了修改；
——将标準适用範圍由紙(zhǐ)質文件材料擴展爲紙(zhǐ)質和電(diàn)子文件材料；
——調整歸檔文件分(fēn)類方法；
——增加歸檔文件組件和紙(zhǐ)質歸檔文件修整、裝訂、編頁、排架要求；
——增加歸檔文件檔号結構和編制要求；
——将室編件号、館編件号統一(yī)爲件号；
——在附錄中(zhōng)增加歸檔章示例、直角裝訂方法。
本标準的附錄A是規範性附錄，附錄B、附錄C、附錄D、附錄E是資(zī)料性附錄。
本标準由國家檔案局提出并歸口。
本标準起草單位：國家檔案局檔案館（室）業務指導司。
本标準主要起草人：許卿卿 丁德勝 張會琴 張紅 吳惠敏 劉峰 王勤 宋湧
本标準于2000年12月6日首次發布。
歸檔文件整理規則
1 範圍
本标準規定了應作爲文書(shū)檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。
本标準适用于各級機關、團體(tǐ)、企事業單位和其他社會組織對應作爲文書(shū)檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執行。企業單位有其他特殊規定的，從其規定。
2 規範性引用文件
下(xià)列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）适用于本文件。
GB/T 18894 電(diàn)子文件歸檔與管理規範
DA/T 1-2000 檔案工(gōng)作基本術語
DA/T 13-1994 檔号編制規則
DA/T 25-2000 檔案修裱技術規範
DA/T 38-2008 電(diàn)子文件歸檔光盤技術要求和應用規範
3 術語和定義
下(xià)列術語和定義适用于本标準。
3.1
歸檔文件 archival document(s)
立檔單位在其職能活動中(zhōng)形成的、辦理完畢、應作爲文書(shū)檔案保存的文件材料，包括紙(zhǐ)質和電(diàn)子文件材料。
3.2
整理 arrangement
将歸檔文件以件爲單位進行組件、分(fēn)類、排列、編号、編目等（紙(zhǐ)質歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電(diàn)子文件還包括格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等），使之有序化的過程。
3.3
件 item
歸檔文件的整理單位。
3.4
檔号 archival code
在歸檔文件整理過程中(zhōng)賦予其的一(yī)組字符代碼，以體(tǐ)現歸檔文件的類别和排列順序。
4 整理原則
4.1 歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系。
4.2 歸檔文件整理應區分(fēn)不同價值，便于保管和利用。
4.3 歸檔文件整理應符合文檔一(yī)體(tǐ)化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。
4.4 歸檔文件整理應保證紙(zhǐ)質文件和電(diàn)子文件整理協調統一(yī)。
5 一(yī)般要求
5.1 組件（件的組織）
5.1.1 件的構成
歸檔文件一(yī)般以每份文件爲一(yī)件。正文、附件爲一(yī)件；文件正本與定稿（包括法律法規等重要文件的曆次修改稿）爲一(yī)件；轉發文與被轉發文爲一(yī)件；原件與複制件爲一(yī)件；正本與翻譯本爲一(yī)件；中(zhōng)文本與外(wài)文本爲一(yī)件；報表、名冊、圖冊等一(yī)冊（本）爲一(yī)件（作爲文件附件時除外(wài)）；簡報、周報等材料一(yī)期爲一(yī)件；會議紀要、會議記錄一(yī)般一(yī)次會議爲一(yī)件，會議記錄一(yī)年一(yī)本的，一(yī)本爲一(yī)件；來文與複文（請示與批複、報告與批示、函與複函等）一(yī)般獨立成件，也可爲一(yī)件。有文件處理單或發文稿紙(zhǐ)的，文件處理單或發文稿紙(zhǐ)與相關文件爲一(yī)件。
5.1.2 件内文件排序
歸檔文件排序時，正文在前，附件在後；正本在前，定稿在後；轉發文在前，被轉發文在後；原件在前，複制件在後；不同文字的文本，無特殊規定的，漢文文本在前，少數民族文字文本在後；中(zhōng)文本在前，外(wài)文本在後；來文與複文作爲一(yī)件時，複文在前，來文在後。有文件處理單或發文稿紙(zhǐ)的，文件處理單在前，收文在後；正本在前，發文稿紙(zhǐ)和定稿在後。
5.2 分(fēn)類
5.2.1 立檔單位應對歸檔文件進行科學分(fēn)類，同一(yī)全宗應保持分(fēn)類方案的一(yī)緻性和穩定性。
5.2.2 歸檔文件一(yī)般采用年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）等方法進行三級分(fēn)類。
a）按年度分(fēn)類
将文件按其形成年度分(fēn)類。跨年度一(yī)般應以文件簽發日期爲準。對于計劃、總結、預算、統計報表、表彰先進以及法規性文件等内容涉及不同